Achtung: Neueinstieg
Der Einstieg in den Beruf ist aufregend. Die meisten Berufsanfänger starten hochmotiviert in ihre neue Herausforderung, wollen endlich zeigen, was sie gelernt haben – und das regelmäßige Gehalt auf dem Konto ist auch nicht zu verachten. Doch viel zu schnell holt die meisten die harte Realität ein: Da sind viele Aufgaben in so kurzer Zeit zu erledigen; Themen stapeln sich auf dem Schreibtisch, die im Studium nicht mal ansatzweise behandelt wurden; und dann will man sich ja auch noch möglichst gut in das soziale Gefüge »Team« einfügen, in das man da geraten ist. Das sind ganz schön viele Anforderungen, die gerade am Anfang auch mal überfordern können. Doch keine Sorge: Das geht fast allen so. Jetzt gilt es vor allem, Ruhe zu bewahren und strategisch an die Sache heranzugehen – mit einem nachhaltigen Selbstmanagement.
Eigene Vision
Die wichtigste Grundlage für ein gutes Selbstmanagement ist die Motivation – wenn ich nicht grundlegend motiviert bin, bringen mich auch die besten Tools nicht dazu, mich gut zu organisieren. Entscheidend ist hier die intrinsische Motivation: Intrinsisch motiviert zu sein bedeutet, etwas um seiner selbst willen gern zu tun - und das ist der Fall, wenn es sich mit den eigenen Werten deckt. Es lohnt also, diese einmal aufzuspüren und visionär zu denken: Was will ich in meinem Leben erreichen? Was ist mir wichtig? Wenn ich meine Vision kenne, kenne ich auch die wegweisenden Werte, die mich leiten. Und wenn mein Job mit denen grundsätzlich in Einklang zu bringen ist, wirkt sich das positiv auf meine Motivation und mein Selbstmanagement aus.
Zeitmanagement
Wer sein Zeitmanagement optimieren will, sollte erstmal analysieren, wo die Zeit eigentlich hingeht. Eine ordentliche Analyse offenbart in der Regel schon die ersten Stellschrauben für die persönliche Prozessoptimierung. Der zweite Schritt sollte dann sein, zu überprüfen: Mache ich die richtigen Dinge (handle ich effektiv)? Und tue ich dies auch richtig (handle ich effizient)? Wenn es darum geht, die Effektivität zu steigern, hilft eine systematische Prioritätensetzung und eine gut durchdachte Wochenplanung. Achtung: Hier sollten nicht mehr als 60 Prozent der Zeit verplant werden! Der Rest der Zeit bleibt frei für all die Aufgaben, die ungeplant aufkommen und grundsätzlich sofort zu erledigen sind. Eine Effizienzsteigerung erreicht man zum Beispiel dadurch, dass man die anliegenden Aufgaben entsprechend der individuellen Leistungsfähigkeit über den Tag verteilt. Das heißt: Anspruchsvolle Aufgaben nicht unbedingt im Suppenkoma erledigen, sondern besser morgens mit frischem Geist. Zahlreiche Apps helfen außerdem, Zeitfresser zu beseitigen und nichts aus dem Blick zu verlieren.
Ordnung und Struktur
»Ordnung ist das halbe Leben«, das haben schon die Großmütter gewusst. Im Job bedeutet das: Ein aufgeräumter Schreibtisch und eine gut organisierte Ablage sorgen nicht nur für eine klare Struktur, sondern sind auch wahre Zeitsparer. Im Schnitt verbringen Arbeitnehmer nämlich zehn Prozent ihrer Zeit mit dem Suchen von Informationen – und die Zeit kann man sicher besser verbringen! Also, regelmäßig aufzuräumen, zahlt sich aus. Mein Tipp: Mal einen Nachmittag in die grundlegende Ordnung investieren, ausmisten und Standards für Ablage und Schreibtischorganisation überlegen. Und diese einmal geschaffene Ordnung dann vor jedem Feierabend wieder herstellen – das ist auch für den Kopf ein gutes Signal. Übrigens: Auch die digitale Ordnung sollte man nicht aus den Augen verlieren...
Teamplay
Im Job kann man sich nicht immer aussuchen, mit wem man zusammenarbeitet. Manchmal treffen da im wahrsten Sinne des Wortes Welten aufeinander, und trotzdem muss das Team irgendwie funktionieren. Neueinsteiger tun immer erstmal gut daran, die (unausgesprochenen) Regeln des Teams herauszufinden und sich darauf einzustellen. Das bedeutet konkret: Neugierig sein, Fragen stellen, aber nicht zu fordernd oder besserwisserisch auftreten. So lernt man am besten die zwischenmenschlichen Strukturen kennen – und kann seinen eigenen Platz darin finden. Die wichtigsten Fähigkeiten dabei sind dann Kommunikation und die eigene Reflektion.
Stress und Entspannung
Es gibt drei wichtige Aspekte bei der Entstehung von Stress: Stressfaktoren, die von außen auf uns einwirken; körperliche und geistige Stressreaktionen und die persönlichen Einstellungen, die die Stressfaktoren bewerten und darüber entscheiden, ob eine Stressreaktion folgt – oder eben nicht. Alle drei Aspekte kann man beeinflussen und so für Entspannung sorgen: Stressoren reduzieren, Ausgleich schaffen und die Gedanken anpassen – so dass die Stressreaktion gar nicht erst zustande kommt. Dabei funktionieren für jeden Menschen sehr unterschiedliche Strategien: Die eine findet Ausgleich, in dem sie strickt – für die andere ist das der pure Stress. Der eine entspannt bei einer Städtereise nach New York, der andere bekommt durch den Lärm und die vielen Menschen dort erst richtige Stresssymptome. Man tut also gut daran, seine persönlichen Stressauslöser zu erforschen – denn nur wenn man die kennt, kann man auch effektiv gegen sie angehen.
Dranbleiben auch, wenn es schwerfällt
Der schwierigste Teil des Selbstmanagements liegt wohl darin, am Ball zu bleiben. Das betrifft vor allem die vielen operativen Tricks zu Zeitmanagement, Ordnung und Prioritätensetzung. Will man diese neu in den Alltag integrieren, braucht es in der Regel 30 Tage, bis das neue Verhalten wirklich sitzt. Die ersten zehn Tage sind leicht, da befindet man sich in der Honeymoon-Phase und ist hoch motiviert. Schwierig wird es danach: Dann ist die Gefahr am größten, wieder in alte Muster zurück zu fallen - denn die neuen sind noch nicht gefestigt und der Aufwand dafür erscheint, gerade in stressigen Situationen, zu groß. Hier hilft es, sich Rituale zu schaffen, sich selbst mit visuellen Ankern immer wieder an die neuen Techniken zu erinnern und die Erfolge sichtbar zu machen – wie beim Bienchensammeln in der Grundschule. Auch gut: Anderen von den Plänen erzählen – die soziale Kontrolle wirkt wahre Wunder. Und am Ende darf man sich natürlich selbst belohnen!
Zur Autorin:
Isabelle Pfister ist Diplom-Psychologin. Sie coacht und trainiert vor allem Studierende und Berufseinsteiger mit dem Ziel, sie fit für den Job zu machen - so, dass sie Spaß bei der Arbeit haben und einen Sinn in dem sehen, was sie tun.
